Rechnungsprogramm Schweiz: 8 Tools im Vergleich

Für wen dieser Vergleich ist

Sie führen eine Einzelfirma oder eine kleine GmbH in der Schweiz und suchen ein Programm, das QR-Rechnungen schreibt, die MWST richtig abrechnet und nicht mehr kostet, als es Ihnen bringt. Diese Seite stellt sieben Schweizer Anbieter und einen kostenlosen Generator nebeneinander, mit Preisen in Franken und ohne Ranking nach Provision.

Transparenz vorweg: PrivateInvoice ist unser eigenes Werkzeug. Es ist gratis, läuft vollständig im Browser und ist ein Rechnungsgenerator, keine Buchhaltung. Wo das nicht reicht, steht es hier auch so.

Stand: September 2026. Alle Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter und wurden im September 2026 geprüft. Wo ein Anbieter den Preis nicht öffentlich ausweist, steht das ausdrücklich da. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor dem Abschluss.

Wer braucht was: Einzelfirma, GmbH, MWST-Pflicht

Bevor Sie Programme vergleichen, klären Sie zwei Fragen. Sie entscheiden mehr über die passende Software als jede Funktionsliste.

1. Sind Sie MWST-pflichtig? Von der Steuerpflicht befreit ist, wer weltweit weniger als CHF 100'000 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Solange Sie darunter bleiben und nicht freiwillig unterstellt sind, dürfen Sie in Rechnungen gar nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Dann brauchen Sie keine MWST-Abrechnung, keinen Saldosteuersatz und kein Buchhaltungsmodul. Ein Generator genügt.

2. Einzelfirma oder GmbH? Die Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz führt eine vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Das lässt sich mit einer Tabelle und einem Ordner erledigen. Eine GmbH oder AG ist unabhängig vom Umsatz zur doppelten Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung verpflichtet. Ab dort führt an einer Buchhaltungssoftware oder einer Treuhandstelle kein Weg vorbei.

Daraus ergeben sich drei typische Fälle:

• Nebenerwerb oder Start, nicht MWST-pflichtig: kostenloser Generator, Belege in einem Ordner, Zahlungseingänge im E-Banking abhaken.
• Einzelfirma mit MWST-Pflicht: ein günstiges Programm mit MWST-Abrechnung und QR-Rechnung. Hier liegen die grössten Preisunterschiede im Vergleich.
• GmbH mit Angestellten: doppelte Buchführung plus Lohnbuchhaltung, oder ein Treuhandmodell, bei dem die Buchungen jemand anders macht.

Wenn Sie zusätzlich wissen wollen, was rechtlich auf die Rechnung gehört: Rechnung Schweiz: MWST, Pflichtangaben und Rechnung ohne MWST führt die Liste aus Art. 26 MWSTG mit Mustern.

QR-Rechnung: seit Oktober 2022 der Standard

Am 1. Oktober 2022 haben die QR-Rechnungen die roten und orangen Einzahlungsscheine endgültig abgelöst. Seither werden die alten Scheine im Zahlungsverkehr nicht mehr verarbeitet. Praktisch heisst das: Jede Rechnung in Franken, die bequem bezahlt werden soll, trägt einen QR-Zahlteil am Fuss oder auf einem eigenen Blatt.

Der Zahlteil enthält Empfänger, IBAN, Betrag, Währung, Zahler und eine Referenz. Mit einer QR-IBAN und strukturierter QR-Referenz lassen sich offene Posten automatisch abgleichen, mit einer gewöhnlichen IBAN und der Rechnungsnummer in der Mitteilung ordnen Sie die Zahlungen von Hand zu. Für die meisten Freiberufler genügt die zweite Variante.

Wichtig für die Auswahl: Der QR-Zahlteil ist eine Anforderung des Zahlungsverkehrs, nicht des Mehrwertsteuerrechts. Art. 26 MWSTG erwähnt ihn nicht. Eine Rechnung mit IBAN und allen Pflichtangaben ist auch ohne QR-Code gültig und per E-Banking bezahlbar. Viele Banken erzeugen den Zahlteil auf Wunsch im E-Banking, sodass Sie ihn Ihrer PDF-Rechnung beilegen können. Die Details dazu stehen auf Rechnung Schweiz, die Anleitung mit IBAN, QR-IBAN und Referenz auf QR-Rechnung erstellen.

Die Programme im Vergleich

Einstieg CHF ist der günstigste laufende Preis bei Jahreszahlung, ohne MWST. Bei monatlicher Zahlung liegen bexio, KLARA und Magic Heidi je nach Paket CHF 3.00 bis CHF 14.00 höher. Banana und CashCtrl rechnen pro Jahr statt pro Monat ab.

Zwei Spalten lohnen den zweiten Blick. Sprachen meint die Bedienoberfläche, nicht die Website: bexio ist laut eigenem Hilfecenter auf Deutsch, Französisch und Englisch verfügbar, obwohl es eine italienische Website gibt, und CashCtrl bietet nur Deutsch und Englisch. Wenn Sie in der Romandie oder im Tessin arbeiten, ist das ein hartes Auswahlkriterium. Datenstandort gibt wieder, was die Anbieter selbst schreiben. Wenn der Punkt für Sie vertraglich zählt, lassen Sie ihn sich schriftlich bestätigen.

Die Tools im Einzelnen

PrivateInvoice: gratis, ohne Konto, im Browser

Unser eigenes Werkzeug: Generator öffnen, Daten eintippen, PDF herunterladen. Kein Konto, keine Übertragung an einen Server, weil die Rechnung im Browser entsteht. Sind Sie nicht MWST-pflichtig, schreiben Sie den Hinweis dazu ins Feld für Hinweise, sind Sie es, tragen Sie Satz und Steuerbetrag als eigene Zeilen ein. Den QR-Zahlteil erzeugt der Generator gleich mit (Beta): IBAN oder QR-IBAN eintragen, Referenz erzeugen lassen, und der Zahlteil landet als eigene Seite in der PDF. Prüfen Sie die erste Rechnung mit der App Ihrer Bank.

Schwachstellen: keine Buchhaltung, keine MWST-Abrechnung an die ESTV, keine offenen Posten, keine Lohnbuchhaltung. Für den Nebenerwerb und die ersten Monate reicht das, für eine GmbH mit Angestellten nicht.

AbaNinja: kostenlos starten, aber die Editionen auseinanderhalten

AbaNinja gibt es aus dem Umfeld der Abacus-Gruppe, betrieben von der DeepCloud AG in Wittenbach. Es existiert in zwei Ausgaben: 21.AbaNinja auf der Plattform Swiss21 mit einem kostenlosen Tarif Starter, und DeepNinja auf der DeepCloud-Plattform ohne Gratis-Version, dafür mit dauerhaften Bankverbindungen im Preis. Starter umfasst einen Benutzer, 1'000 Belege im Jahr, 1'000 Kontakte und Produkte sowie eine Lohnabrechnung; Basic kostet CHF 21.00 im Monat, Pro CHF 49.00. QR-Rechnungen entstehen automatisch, angebunden sind über 70 Schweizer Banken, die Daten liegen nach Angaben des Anbieters in zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz.

Für wen: kleine Firmen, die gratis anfangen und später innerhalb derselben Produktfamilie wachsen wollen. Schwachstelle: Die Wahl der MWST-Methode, also auch Saldo- und Pauschalsteuersatz, ist im Gratis-Tarif nicht enthalten, sondern beginnt bei Basic. Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, rechnet mit dem Abo.

CashCtrl: ehrliches Gratismodell, doppelte Buchführung inklusive

CashCtrl bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit Finanzbuchhaltung, QR-Rechnungen, Debitoren und Kreditoren, Artikeln, Anlagen und Auswertungen, begrenzt auf einen Benutzer und eine Organisation. Der Anbieter schreibt ausdrücklich, dass alle heute kostenlosen Funktionen kostenlos bleiben. Der Plan PRO kostet CHF 350.00 im Jahr, enthält drei Benutzer, zwei Organisationen und 1 GB Speicher und ergänzt Lohnbuchhaltung, Mandantenfähigkeit, Bankimport nach ISO 20022 und Fremdwährungen; weitere Benutzer kosten CHF 80.00 im Jahr. Getestet wird 30 Tage. Als Abrechnungsmethode stehen effektive Methode, Saldosteuersatz und Pauschalsteuersatz zur Wahl. Entwickelt und betrieben wird nach eigenen Angaben ausschliesslich in der Schweiz.

Für wen: Zahlenmenschen mit Einzelfirma oder kleiner GmbH, die eine richtige doppelte Buchhaltung wollen, ohne monatlich zu zahlen. Schwachstelle: nüchterne Oberfläche, ein Benutzer im Gratis-Plan, und die Bedienoberfläche gibt es nur auf Deutsch und Englisch.

Banana Buchhaltung: einmal im Jahr zahlen statt monatlich

Banana Buchhaltung ist Software mit Tabellenlogik, seit Jahrzehnten in der Schweiz verbreitet und bei Treuhandstellen bekannt. Der Plan Professional kostet CHF 89.00 im Jahr, Advanced CHF 179.00 im Jahr. Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 70 Buchungszeilen pro Datei; darüber lässt sich die Datei weder speichern noch kopieren, und Ausdrucke tragen ein Wasserzeichen. Die MWST lässt sich nach effektiver Methode sowie nach Saldo- und Pauschalsteuersatz führen, die QR-Rechnung entsteht über das mitgelieferte Layout CH10. Ein Abonnement ist persönlich und darf auf bis zu fünf eigenen Geräten installiert werden.

Vor dem Kauf prüfen: Das MWST-Formular nach den ab 2024 gültigen Vorgaben ist in der Funktionsübersicht nur beim Plan Advanced für CHF 179.00 im Jahr angekreuzt, nicht bei Professional für CHF 89.00. Wer MWST-pflichtig ist, rechnet also eher mit dem grösseren Plan.

Für wen: alle, die kein weiteres Monatsabo wollen und mit einer Tabelle schneller sind als mit Eingabemasken. Schwachstelle: Es sind lokale Dateien, keine Cloud-Zusammenarbeit wie bei bexio oder KLARA, mehrere Benutzer brauchen mehrere Abonnemente, und eine Lohnbuchhaltung gibt es nicht.

Run my Accounts: Software plus Treuhand in einem

Run my Accounts verbindet Software mit ausgelagerter Buchhaltung. Der Software-Tarif Startup ist gratis, der Tarif KMU kostet CHF 25.00 im Monat plus CHF 10.00 pro Benutzer und Monat. Für die eigentliche Buchführung gibt es Servicepakete, das kleinste ohne Grundgebühr mit CHF 1.80 pro Buchung, das mittlere ab CHF 35.00 im Monat mit CHF 1.40 pro Buchung. Die Lohnbuchhaltung läuft als Dienstleistung ab CHF 16.00 je Mitarbeitenden und Monat. Banken werden direkt angebunden, die MWST wird nach effektiver Methode wie nach Saldosteuersatz abgerechnet, die Rechenzentren stehen nach Angaben des Anbieters in Bern an zwei Standorten. Preise ohne MWST, monatlich kündbar.

Für wen: GmbH-Gründer, die weder buchen wollen noch eine klassische Treuhandstelle suchen. Schwachstelle: Die Kosten hängen an der Zahl der Buchungen, nicht an einem Fixpreis, was die Planung erschwert. Die Preisseite trägt zudem ein älteres Änderungsdatum, holen Sie sich vor dem Start eine aktuelle Offerte.

Magic Heidi: der schlanke Fall für Selbstständige

Magic Heidi kostet CHF 299.00 im Jahr, also rund CHF 25.00 im Monat, oder CHF 39.00 bei monatlicher Zahlung. Ohne Kreditkarte starten Sie mit drei Rechnungen und drei Belegen bei vollem Funktionsumfang, dazu gibt es 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Der Swiss QR-Code entsteht automatisch aus Ihrer IBAN oder QR-IBAN, die MWST-Abrechnung ist nach effektiver Methode und nach Saldosteuersatz möglich, die Bedienoberfläche gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, dazu Apps für iOS, Android, Mac und Windows. Die Daten liegen nach Angaben des Anbieters ausschliesslich auf Servern in Zürich.

Für wen: Einzelunternehmer, die eine App statt einer ERP-Oberfläche wollen. Schwachstelle: keine Lohnbuchhaltung, Kontoauszüge nur als Import statt als direkte Bankanbindung, und wer monatlich zahlt, zahlt deutlich mehr als im Jahresabo.

KLARA: stark, wenn Löhne dazukommen

KLARA ist ein Baukasten: Rechnungen schreiben und Belege erfassen sind nach Angaben des Anbieters kostenlos, kostenpflichtig sind die Module. Die Buchhaltung beginnt bei rund CHF 26.00 im Monat bei Jahreszahlung, die Lohnabrechnung kostet CHF 4.90 je Lohnausweis und CHF 3.90 für Kunden mit Business-Paket, das Kassensystem liegt deutlich höher. Getestet wird 30 Tage. QR-Rechnungen erzeugt KLARA pro Bankverbindung, die MWST-Abrechnung erstellt es automatisch nach Ihrer Methodik, effektiv oder nach Saldosteuersatz. Die Anwendungsdaten werden nach Angaben des Supports auf Datenspeichern innerhalb der Schweiz betrieben.

Für wen: Betriebe mit Angestellten, bei denen Lohn, Versicherungen und Buchhaltung im selben System liegen sollen. Schwachstelle: Die Preisseiten des Anbieters nennen unterschiedliche Pakete und Beträge, je nachdem, welche Seite Sie öffnen. Lassen Sie sich den Preis für Ihre Modulauswahl vor dem Abschluss schriftlich geben.

bexio: der Marktführer, mit Preis

bexio kostet im Paket Basic CHF 35.00 im Monat bei Jahresrechnung und CHF 45.00 bei monatlicher Zahlung, jeweils ohne MWST. Advanced liegt bei CHF 42.00 und CHF 52.00, Optima bei CHF 69.00 und CHF 79.00, Ultimate bei CHF 119.00 und CHF 129.00. Die direkte Anbindung an zahlreiche Schweizer Banken ist in allen Paketen enthalten, die MWST lässt sich nach effektiver Methode und nach Saldosteuersatz abrechnen, die Server stehen nach Angaben des Anbieters bewusst in einem zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz. Getestet wird 30 Tage mit dem Funktionsumfang von Ultimate. Lohnbuchhaltung gibt es ab Advanced als Zusatz, CHF 7.00 im Monat für einen Mitarbeitenden oder CHF 25.00 für fünf, in Ultimate für 25 Mitarbeitende inbegriffen.

Für wen: KMU, die eine breite Anbindung an Banken und Treuhandstellen brauchen und deren Treuhänder ohnehin mit bexio arbeitet. Schwachstellen: der teuerste Einstieg im Vergleich, die Lohnbuchhaltung kostet zusätzlich, und die Bedienoberfläche gibt es laut Hilfecenter nur auf Deutsch, Französisch und Englisch. Für ein Tessiner Team ist das ein Ausschlusskriterium, auch wenn die Website auf Italienisch existiert.

Kostenlos starten

Wenn Sie nach diesem Vergleich zum Schluss kommen, dass ein Abo noch zu früh ist:

1. Generator öffnen. Keine Anmeldung, die Rechnung entsteht im Browser.
2. Ihre Adresse eintragen, dazu die MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST, falls Sie eingetragen sind. Danach Kundenadresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum.
3. Pro Leistung eine Zeile mit Menge und Ansatz, Beträge im Format CHF 1'200.00.
4. Sind Sie MWST-pflichtig: Nettototal, Zeile mit Satz und Steuerbetrag, dann das Total. Sonst nur ein Total plus den Hinweis, dass keine MWST ausgewiesen wird.
5. Verfalltag und IBAN ergänzen, PDF herunterladen. Den QR-Zahlteil erzeugen Sie bis auf Weiteres im E-Banking Ihrer Bank.

Ein Detail, das Geld spart: Nennen Sie einen konkreten Verfalltag statt einer Anzahl Tage. Ohne Verfalltag gerät Ihr Kunde erst mit einer Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR), mit Verfalltag automatisch mit Ablauf dieses Tages (Art. 102 Abs. 2 OR).

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Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm ist in der Schweiz das beste?

Das hängt an Ihrer Rechtsform. Für eine Einzelfirma ohne MWST-Pflicht reicht ein kostenloser Generator. Wer eine richtige doppelte Buchführung ohne Monatsabo will, findet sie bei CashCtrl im Gratis-Plan oder bei Banana für CHF 89.00 im Jahr. Für eine GmbH mit Angestellten sind KLARA und bexio die üblichen Antworten, bexio ab CHF 35.00 im Monat bei Jahresrechnung. Stand: September 2026.

Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm für die Schweiz?

Ja, mehrere. CashCtrl hat einen dauerhaft kostenlosen Plan mit Buchhaltung und QR-Rechnungen für einen Benutzer, 21.AbaNinja ist auf Swiss21 im Tarif Starter gratis, Run my Accounts bietet den Software-Tarif Startup gratis an, bei KLARA sind Rechnungen und Belegerfassung nach Angaben des Anbieters kostenlos, und Banana hat einen kostenlosen Plan mit bis zu 70 Buchungszeilen pro Datei. Wer nur ein PDF braucht, kommt ohne Konto mit einem Generator wie PrivateInvoice aus.

Wie erstelle ich eine Rechnung mit QR-Code?

Sie brauchen Ihre IBAN oder eine QR-IBAN Ihrer Bank, den Betrag, die Währung, die Adressen beider Parteien und eine Referenz. Die verglichenen Schweizer Programme erzeugen den Zahlteil automatisch. Ohne solche Software erstellen Sie ihn im E-Banking Ihrer Bank und legen ihn der PDF-Rechnung bei. PrivateInvoice erzeugt den QR-Zahlteil ebenfalls direkt im Browser (Beta), inklusive QR-Referenz oder Creditor Reference.

Ist die QR-Rechnung Pflicht?

Als Bestandteil der Rechnung nicht. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt keinen QR-Zahlteil, Art. 26 MWSTG erwähnt ihn nicht. Im Zahlungsverkehr hat die QR-Rechnung am 1. Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, die seither nicht mehr verarbeitet werden. Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig und bezahlbar.

Ab wann brauche ich eine Buchhaltungssoftware statt eines Rechnungsprogramms?

Sobald Sie doppelt buchführungspflichtig sind, also als GmbH oder AG, oder als Einzelfirma ab CHF 500'000 Umsatz. Darunter genügt die vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage nach Art. 957 Abs. 2 OR. Der zweite Auslöser ist die MWST-Pflicht: Ab dann wollen Sie die Abrechnung nicht mehr von Hand rechnen.

Was kostet Buchhaltungssoftware für ein Schweizer KMU?

Im September 2026 reicht die Spanne von CHF 0.00 für CashCtrl FREE und den Tarif Starter von 21.AbaNinja über CHF 89.00 im Jahr für Banana Professional und CHF 350.00 im Jahr für CashCtrl PRO bis zu rund CHF 25.00 bis CHF 45.00 im Monat für Magic Heidi, KLARA und bexio, je nach Paket und Zahlungsweise. Rechnen Sie Zusatzmodule dazu: Lohnbuchhaltung kostet bei bexio ab CHF 7.00 im Monat extra, bei KLARA ab CHF 3.90 je Abrechnung.

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Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Preise und Funktionsumfang der genannten Anbieter wurden im September 2026 auf deren Websites geprüft und können sich jederzeit ändern. Massgebend sind die Angaben der Anbieter, der ESTV und Ihrer Treuhandstelle.