Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: 6 Tools im Vergleich

Für wen dieser Vergleich ist

Sie sind Kleinunternehmer nach §19 UStG, schreiben ein paar Rechnungen im Monat und fragen sich, ob dafür ein Abo nötig ist. Diese Seite vergleicht fünf verbreitete deutsche Rechnungsprogramme mit einem kostenlosen Generator und sagt dazu, ab wann sich das Abo rechnet und ab wann nicht.

Transparenz vorweg: PrivateInvoice ist unser eigenes Werkzeug. Es ist kostenlos, läuft vollständig in Ihrem Browser und kann bewusst weniger als die Programme in diesem Vergleich: kein Mahnwesen, keine EÜR, kein DATEV-Export, keine strukturierte E-Rechnung. Wo eines dieser Dinge fehlt, steht das hier auch so.

Stand: September 2026. Alle Preise sind Nettopreise pro Monat von den Preisseiten der Anbieter, geprüft im September 2026. Tarife und Funktionsumfang ändern sich laufend, prüfen Sie den aktuellen Stand vor dem Abschluss beim Anbieter.

Brauchen Sie überhaupt ein Rechnungsprogramm?

Die ehrliche Antwort: Bei etwa fünf Rechnungen im Monat, ohne Angestellte und ohne Warenwirtschaft, reicht ein kostenloser Generator zusammen mit einem sauber sortierten Ordner. Die Arbeit steckt in diesem Fall nicht im Schreiben der Rechnung, sondern in der Ablage, und die nimmt Ihnen auch ein Abo nicht ab.

Als Kleinunternehmer fallen dazu zwei Aufgaben weg, die in der Werbung der Anbieter viel Platz einnehmen. Ihre Umsätze sind nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei, deshalb weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, und die Erklärungspflichten nach §18 Abs. 1 bis 4 UStG gelten für Sie nicht: keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Umsatzsteuerjahreserklärung. Eine Einnahmenüberschussrechnung für die Einkommensteuer brauchen Sie trotzdem, dafür genügt aber oft eine Tabelle.

Ein Rechnungsprogramm lohnt sich, sobald einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

• Belegvolumen. Ab etwa 15 bis 20 Ausgangsrechnungen im Monat kosten Nummernkreis, Ablage und Zahlungsabgleich von Hand mehr Zeit, als das Abo kostet.
• Mahnwesen. Wenn Sie regelmäßig hinterhertelefonieren, ist eine automatische Zahlungserinnerung nach Fälligkeit bares Geld wert.
• Wiederkehrende Rechnungen. Retainer, Wartungspauschalen, Abos: Diese Rechnungen sollten sich selbst schreiben.
• Bank-Anbindung. Offene Posten automatisch gegen Kontoumsätze abgleichen spart am meisten Zeit von allen Funktionen in dieser Liste.
• DATEV-Export. Sobald eine Steuerkanzlei Ihre Belege bucht, will sie eine Schnittstelle und keine PDF-Sammlung.
• Wechsel zur Regelbesteuerung. Ab dann brauchen Sie UStVA über ELSTER, Vorsteuerkonten und eine saubere EÜR. Das ist der klassische Moment für den Umstieg.
• E-Rechnung ausstellen. Wenn Ihre Auftraggeber XRechnung oder ZUGFeRD verlangen, brauchen Sie Software, die diese Formate erzeugt. Mehr dazu weiter unten.

Ein Wort zu GoBD. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht. Verantwortlich für die ordnungsmäßige Buchführung bleiben immer Sie, und dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei Ihnen entstehen, laufen und abgelegt werden. Anbieter lassen ihre Programme freiwillig testieren, Lexware Office etwa weist ein Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus. Das erleichtert die Prüfung, ersetzt Ihre eigene Dokumentation aber nicht.

Die Programme im Vergleich

Alle Angaben nach den Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, geprüft im September 2026. Einstieg netto/Monat ist jeweils der günstigste Tarif bei monatlicher Zahlung. Bei Jahreszahlung wird es bei den meisten Anbietern spürbar günstiger, dafür binden Sie sich für zwölf Monate.

Die Tools im Einzelnen

PrivateInvoice: kostenlos, ohne Konto, im Browser

Unser eigenes Werkzeug, deshalb die kurze Fassung: Sie öffnen den Generator, tippen Ihre Daten ein und laden ein PDF herunter. Kein Konto, keine Registrierung, keine Übertragung an einen Server, weil die Rechnung im Browser entsteht. Den Hinweis auf §19 UStG tragen Sie ins Feld für Hinweise ein, Vorlagen und Logo lassen sich speichern.

Schwachstellen: Es gibt keine Datenbank, kein Mahnwesen, keine EÜR, keinen DATEV-Export und keine XRechnung. Wer Kunden mehrfach im Monat abrechnet, verwaltet die Nummernkreise selbst. Für ein Nebengewerbe oder die ersten Monate einer Selbstständigkeit reicht das, für ein wachsendes Geschäft nicht.

Lexware Office: der günstigste vollständige Tarif

Lexware Office (früher lexoffice) startet mit dem Tarif S bei 7,90 Euro netto im Monat und ist damit der günstigste Einstieg im Vergleich, der trotzdem alles Wesentliche mitbringt: E-Rechnung erfassen und erstellen, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung, Mahnwesen und Multibanking sind bereits in S enthalten. Getestet wird 30 Tage lang mit dem vollen Funktionsumfang.

Für wen: Kleinunternehmer, die absehbar zur Regelbesteuerung wechseln und nicht zweimal umziehen wollen. Schwachstelle: Der DATEV-Export für Kanzleien steckt erst im Tarif XL, und wer einmal eine UStVA übermittelt hat, kann den Status Kleinunternehmer im selben Konto nicht mehr aktivieren.

FastBill: schlank, mit Bank-Anbindung ab dem ersten Tarif

FastBill beginnt mit Solo bei 10 Euro netto im Monat, bei Jahreszahlung 9 Euro. Solo enthält ein Bankkonto, Angebote und Rechnungen, E-Rechnung in beiden Richtungen, Zahlungserinnerung und Mahnwesen, DATEV-Export, Steuerberaterzugang und Umsatzsteuervoranmeldung. Getestet wird 14 Tage ohne Abo.

Für wen: Selbstständige, die vor allem Rechnungen schreiben und Belege einsammeln wollen, ohne eine volle Buchhaltung. Schwachstelle: Die GoBD-konforme Aufbewahrung und die umfangreiche Dokumentenverwaltung gibt es erst ab Plus (15 Euro netto), genau die Funktion also, wegen der viele überhaupt wechseln.

sevDesk: der einzige echte Gratis-Tarif der Großen

sevDesk bietet als einziger großer Anbieter im Vergleich einen dauerhaft kostenlosen Tarif: drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung inklusive, unbegrenzt Kontakte. Der Tarif Rechnung kostet 11,90 Euro netto monatlich, 9,90 Euro bei Jahreszahlung. Die Kleinunternehmer-Einstellung setzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG automatisch unter die Rechnung.

Für wen: alle, die genau ein paar Rechnungen im Monat schreiben, aber schon strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen. Schwachstelle: Der Tarif Rechnung ist wirklich nur Fakturierung. Online-Banking, Mahnstufen, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung beginnen erst im Tarif Buchhaltung bei 25,90 Euro netto monatlich.

Papierkram: Buchhaltung plus Zeiterfassung und Projekte

Papierkram hat ebenfalls einen Free-Tarif, allerdings mit Papierkram-Logo auf den Belegen, 100 MB Speicher, einem Benutzer und ohne Bank-Anbindung, EÜR, UStVA, Mahnwesen, DATEV-Export und GoBD-Archivierung. Der Tarif S kostet 12,90 Euro netto monatlich, 9,90 Euro bei Jahreszahlung, und schaltet all das frei, dazu zwei Bankkonten. Bei der Anmeldung wählen Sie, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, danach entstehen alle Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit dem passenden Hinweis.

Für wen: Dienstleister, die nach Stunden abrechnen. Zeiterfassung mit Projektbezug ist hier eingebaut und nicht dazugekauft. Schwachstelle: Der Free-Tarif taugt zum Ausprobieren, nicht zum Arbeiten.

orgaMAX Buchhaltung: mehr Programm, mehr Preis

orgaMAX startet mit dem Tarif S bei 25,90 Euro netto im Monat, im ersten Jahr bei Jahreszahlung günstiger. Dafür sind E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD, EÜR, UStVA, DATEV-Schnittstelle und Bankkonten in jedem Tarif enthalten, und der Anbieter beschreibt die Verarbeitung ausdrücklich als gesetzeskonform nach GoBD-Richtlinien. Getestet wird 14 Tage ohne Zahlungsdaten.

Für wen: kleine Betriebe mit Lager, Aufträgen oder Handwerk, die später in Richtung Warenwirtschaft wachsen. Schwachstelle: Für einen Kleinunternehmer mit fünf Rechnungen im Monat ist der Einstiegspreis das Dreifache von Lexware Office, und der automatische Mahnungsversand beginnt erst im Tarif M.

E-Rechnungspflicht: was für Sie wann gilt

Die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft läuft in Deutschland seit 2025. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Ausstellen.

• Empfangen: seit 1. Januar 2025 für alle. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, Software ist nicht vorgeschrieben.
• Ausstellen: Übergangsfristen bis Ende 2027. Papier und einfaches PDF bleiben für Umsätze bis Ende 2026 zulässig. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf bis Ende 2027 weiter so abrechnen. Ab 2028 gilt die Pflicht allgemein.
• Kleinunternehmer bleiben ausgenommen. §34a Satz 4 UStDV erlaubt, Rechnungen über nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dauerhaft als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Für die elektronische Übermittlung brauchen Sie weiterhin die Zustimmung des Empfängers.

Praktisch heißt das: Solange Sie Kleinunternehmer sind, brauchen Sie keine Software, die XRechnung erzeugt. Sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln oder ein Auftraggeber ausdrücklich XRechnung verlangt, brauchen Sie sie. Die offiziellen Antworten stehen in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.

So schreiben Sie die Rechnung kostenlos mit PrivateInvoice

Wenn Sie nach diesem Vergleich zum Schluss kommen, dass ein Abo noch nicht nötig ist, geht es so:

1. Generator öffnen. Es gibt keine Anmeldung, die Rechnung entsteht im Browser.
2. Ihre Adresse und Steuernummer eintragen. Die Kleinunternehmer-Mindestangaben stehen in §34a UStDV.
3. Kundenadresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum ergänzen.
4. Pro Leistung eine Zeile mit Menge und Einzelpreis. Kein Netto, kein Brutto, nur ein Gesamtbetrag.
5. In das Feld für Hinweise den Pflichthinweis setzen, zum Beispiel: Steuerbefreit nach §19 UStG (Kleinunternehmer). Kein Ausweis von Umsatzsteuer.
6. Zahlungsfrist und IBAN ergänzen, PDF herunterladen, Kopie in Ihren Ordner legen.

Die Formulierungen, die Mindestangaben und ein vollständiges Muster stehen auf Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben. Die vollständige Liste für Rechnungen mit Umsatzsteuer finden Sie unter Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland.

Weiterlesen

• Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben: Kleinunternehmer nach §19 UStG
• Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland
• Rechnungsprogramm Schweiz: Tools im Vergleich

Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer das beste?

Es gibt keins, das für alle passt. Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht ein kostenloser Generator. Wer ein vollständiges Programm zum kleinsten Preis sucht, findet ihn bei Lexware Office mit dem Tarif S ab 7,90 Euro netto im Monat, weil dort E-Rechnung, EÜR, UStVA, Mahnwesen und Bank-Anbindung schon im Einstieg enthalten sind. Wer nur gelegentlich eine strukturierte E-Rechnung braucht, kommt mit dem dauerhaft kostenlosen Tarif von sevDesk und drei Rechnungen im Monat aus. Stand: September 2026.

Gibt es ein wirklich kostenloses Rechnungsprogramm?

Ja, in zwei Formen. Reine Generatoren wie PrivateInvoice sind vollständig kostenlos, weil sie keine Daten speichern und keine Buchhaltung machen. Daneben gibt es dauerhaft kostenlose Tarife von Anbietern: sevDesk erlaubt drei Rechnungen im Monat inklusive ZUGFeRD und XRechnung, Papierkram bietet einen Free-Tarif mit Anbieterlogo, 100 MB Speicher und ohne Bank-Anbindung, EÜR und UStVA. Alles darüber ist ein Testzeitraum, kein Gratis-Tarif.

Muss ein Rechnungsprogramm GoBD-konform sein?

Die Software allein kann das nicht leisten. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Programme gibt es nicht, verantwortlich für die ordnungsmäßige Buchführung bleiben Sie. Was Sie brauchen, ist eine unveränderbare Ablage Ihrer Ausgangsrechnungen und eine Verfahrensdokumentation, die Ihren Weg vom Beleg zur Buchung beschreibt. Programme mit revisionssicherem Archiv nehmen Ihnen den technischen Teil ab, den organisatorischen nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. §34a Satz 4 UStDV erlaubt dauerhaft, Rechnungen über nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Empfangen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Was kostet ein Rechnungsprogramm im Monat?

Die Einstiegstarife der hier verglichenen Anbieter liegen im September 2026 zwischen 7,90 und 25,90 Euro netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. Bei Jahreszahlung sinken die Preise meist um zwei bis vier Euro, dafür binden Sie sich zwölf Monate. Rechnen Sie mit Umsatzsteuer, für Kleinunternehmer ist der Bruttopreis der tatsächliche Kostenpunkt, weil Sie keine Vorsteuer abziehen können.

Brauche ich für die Kleinunternehmerregelung eine spezielle Software?

Nein. Eine Kleinunternehmerrechnung ist eine gewöhnliche Rechnung ohne Steuerzeile, mit einem Gesamtbetrag und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG. Jedes hier verglichene Programm bildet das über eine Einstellung ab, in einem freien Generator schreiben Sie den Hinweis selbst in das Feld für Hinweise. Wichtig ist nur, dass nirgends ein Steuersatz oder ein Steuerbetrag erscheint, auch nicht als Zeile mit 0 Prozent.

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Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Preise und Funktionsumfang der genannten Anbieter wurden im September 2026 auf deren Websites geprüft und können sich jederzeit ändern.