Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben: Kleinunternehmer nach §19 UStG

Wer stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer?

Der häufigste Fall ist die Kleinunternehmerregelung. Nach §19 Abs. 1 UStG sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Beträge gelten seit dem 1. Januar 2025 und haben die früheren Grenzen von 22.000 und 50.000 Euro abgelöst.

Zwei Punkte werden oft übersehen. Die obere Grenze wirkt sofort: Ab dem Umsatz, mit dem Sie über 100.000 Euro kommen, müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Und Ihre Umsätze sind seit 2025 nicht mehr nur von der Steuererhebung ausgenommen, sondern ausdrücklich steuerfrei. Vorsteuer können Sie deshalb nicht abziehen.

Sie können auf die Regelung verzichten und freiwillig Umsatzsteuer ausweisen (§19 Abs. 3 UStG). Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Sinnvoll ist er vor allem bei hohen Anschaffungen oder wenn Sie ausschließlich an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen liefern.

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Pflichtangaben trotzdem: was auf die Rechnung gehört (§34a UStDV)

Ohne Umsatzsteuer heißt nicht ohne Form. Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmerrechnungen eine eigene Vorschrift, §34a UStDV. Danach muss eine Rechnung über nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze mindestens enthalten:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
5. Das Entgelt in einer Summe, zusammen mit dem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
6. Bei Abrechnung durch den Kunden zusätzlich die Angabe Gutschrift

Die Steuernummer genügt also, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für rein inländische Geschäfte nicht nötig. Sie beantragen sie beim Bundeszentralamt für Steuern, sobald Sie innergemeinschaftlich einkaufen oder verkaufen. Für die Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Staaten gibt es seit 2025 die eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§19 Abs. 4 UStG).

Nicht in dieser Mindestliste stehen die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Rechtlich zwingend sind sie hier nicht, praktisch aber dringend zu empfehlen: Ihre Einnahmenüberschussrechnung wird damit prüfbar, und viele Kunden buchen eine Rechnung ohne Nummer nicht. Die vollständige Liste für Rechnungen mit Umsatzsteuer steht in §14 Abs. 4 UStG und auf der Seite Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland.

Der Pflichthinweis: drei korrekte Formulierungen

Das Gesetz verlangt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, schreibt aber keinen Wortlaut vor. Diese drei Varianten passen zur Fassung des §19 UStG seit 2025:

• Steuerbefreit nach §19 UStG (Kleinunternehmer). Kein Ausweis von Umsatzsteuer.
• Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
• Umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer nach §19 UStG.

Die ältere, weit verbreitete Formel, wonach nach §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird, ist verständlich und wird nicht beanstandet. Sie stammt aber aus der Zeit, als die Steuer nur nicht erhoben wurde. Wer neu anfängt, formuliert besser gleich mit dem Wort Steuerbefreiung. Platzieren Sie den Satz direkt unter dem Gesamtbetrag oder im Feld für Hinweise. Er gehört auf jede Rechnung, nicht nur auf die erste.

Was nicht auf die Rechnung gehört

• Kein Steuersatz und kein Steuerbetrag. Es gibt nur einen Betrag, kein Netto und kein Brutto.
• Keine Zeile Umsatzsteuer 0 % und keine Zeile mit 0,00 Euro. Das ist ein Steuerausweis mit falschem Satz, kein Hinweis auf eine Befreiung.
• Kein inkl. MwSt. und kein zzgl. MwSt.
• Keine erfundene oder fremde Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Achtung: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§14c Abs. 2 UStG). Sie müssten die Umsatzsteuer also abführen, obwohl Sie sie gar nicht schulden. Korrigieren lässt sich das nur, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, der Kunde also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat, und die Berichtigung beim Finanzamt gesondert beantragt wird.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro (§33 UStDV)

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügt ein reduzierter Satz von Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz, oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer entfallen also. Als Kleinunternehmer brauchen Sie den Hinweis auf die Steuerbefreiung trotzdem, die Erleichterung betrifft nur die übrigen Angaben; §34a Satz 2 UStDV hält §33 UStDV ausdrücklich daneben anwendbar. Nicht anwendbar ist die Vereinfachung auf Fernverkäufe (§3c UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a UStG) und Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG).

Muster: Rechnung eines Kleinunternehmers

Kopf: Anna Beispiel, Beispielweg 4, 10115 Berlin, Steuernummer 11/222/33333. Rechnung an Muster GmbH, Musterstraße 2, 20095 Hamburg. Rechnung Nr. 2026-014, Rechnungsdatum 15. Juni 2026, Leistungszeitraum Juni 2026.

Direkt darunter Pflichthinweis und Zahlungsangaben: Steuerbefreit nach §19 UStG (Kleinunternehmer). Kein Ausweis von Umsatzsteuer. Zahlbar ohne Abzug bis 29. Juni 2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00. Mehr braucht es nicht: keine Netto-Zeile, keine Steuerzeile, keine Bruttozeile, nur den einen Gesamtbetrag.

Andere Fälle ohne Umsatzsteuer

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht der einzige Grund, warum auf einer Rechnung keine Umsatzsteuer steht. Jeder Fall hat seinen eigenen Pflichthinweis:

• Reverse Charge im Inland (§13b UStG): Bei bestimmten Leistungen, etwa Bauleistungen an andere Bauunternehmer, schuldet der Kunde die Steuer. Auf die Rechnung gehört die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, ein gesonderter Steuerausweis unterbleibt (§14a Abs. 5 UStG).
• Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten: Der Leistungsort liegt beim Kunden. Die Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer, dafür beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und wieder die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§14a Abs. 1 UStG).
• Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1 Buchst. b, §6a UStG): Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, steuerfrei. Beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern angeben und einen Hinweis wie steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung setzen. Als Kleinunternehmer nutzen Sie diese Befreiung nicht, §19 Abs. 1 Satz 2 UStG schließt sie aus.
• Ausfuhrlieferung in ein Drittland (§4 Nr. 1 Buchst. a, §6 UStG): Hinweis steuerfreie Ausfuhrlieferung, dazu der Ausfuhrnachweis in Ihren Unterlagen.
• Steuerfreie Leistungen nach §4 UStG: etwa bestimmte Heilbehandlungen oder Unterrichtsleistungen. Nach §14 Abs. 4 Nr. 8 UStG genügt statt Satz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Befreiung, zum Beispiel steuerfrei nach §4 Nr. 21 UStG.

E-Rechnung und Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können, also etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, besondere Software brauchen Sie nicht.

Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen: §34a Satz 4 UStDV erlaubt, eine Rechnung über nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Eine PDF-Rechnung bleibt für Sie damit dauerhaft zulässig; für die elektronische Übermittlung brauchen Sie weiterhin die Zustimmung des Empfängers.

Für alle anderen inländischen B2B-Umsätze laufen Übergangsfristen (§27 Abs. 38 UStG): Papier und einfaches PDF sind für Umsätze bis Ende 2026 zulässig, für Rechnungssteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht allgemein. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden (§33 Satz 4 UStDV). Die offiziellen Antworten stehen in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.

Und wenn der Kunde in der Schweiz sitzt?

Dann gilt für Ihre Rechnung weiterhin deutsches Recht, für die Erwartungen Ihres Kunden aber das Schweizer Mehrwertsteuerrecht mit eigenen Pflichtangaben, Sätzen und dem QR-Zahlteil. Was dort verlangt wird, steht auf der Seite Rechnung Schweiz: MWST, Pflichtangaben und Rechnung ohne MWST.

Die genannten Vorschriften im Volltext: §19 UStG, §34a UStDV und §33 UStDV.

Häufige Fragen

Wie formuliere ich den Hinweis auf §19 UStG richtig?

Ein Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, verlangt ist nur ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Bewährt haben sich: Steuerbefreit nach §19 UStG (Kleinunternehmer). Kein Ausweis von Umsatzsteuer. Oder: Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. Der Satz gehört unter den Gesamtbetrag und auf jede Rechnung.

Braucht eine Rechnung ohne Umsatzsteuer eine Rechnungsnummer?

Die Mindestliste in §34a UStDV nennt sie nicht, rechtlich zwingend ist sie also nicht. Für Ihre Einnahmenüberschussrechnung und für die Buchhaltung Ihres Kunden ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer trotzdem der Normalfall. Ein Schema wie 2026-001 pro Jahr genügt.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Für Geschäfte innerhalb Deutschlands nicht, dort genügt die Steuernummer vom Finanzamt. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern und brauchen sie, sobald Sie innergemeinschaftlich einkaufen oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringen. Für die Kleinunternehmerbefreiung im EU-Ausland gibt es seit 2025 zusätzlich die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer nach §19 Abs. 4 UStG.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen habe?

Nach §14c Abs. 2 UStG schulden Sie den ausgewiesenen Betrag, auch wenn Sie ihn sonst nicht schulden würden. Berichtigen Sie die Rechnung schriftlich gegenüber dem Kunden. Die Steuerschuld entfällt erst, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, der Kunde also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat. Die Berichtigung müssen Sie beim Finanzamt gesondert beantragen.

Gilt die Kleinunternehmerregelung automatisch?

Ja, sie greift, sobald Sie die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr einhalten. Sie können nach §19 Abs. 3 UStG darauf verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. §34a Satz 4 UStDV erlaubt Ihnen dauerhaft, Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Empfangen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen allerdings seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

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