Rechnung Schweiz: MWST, Pflichtangaben und Rechnung ohne MWST

Kurzüberblick: für wen diese Seite ist

Diese Seite erklärt, was auf eine Rechnung in der Schweiz gehört: die Pflichtangaben nach Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG), die aktuellen MWST-Sätze und den Fall, in dem Sie gar keine Mehrwertsteuer ausweisen dürfen. Für Freiberufler, Einzelfirmen und kleine Unternehmen, die ihre Rechnungen selbst schreiben.

Sie können eine solche Rechnung direkt im kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen. Die Eingaben bleiben dabei in Ihrem Browser.

• MWST-pflichtig: Rechnung mit Ihrer Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST, mit Steuersatz und Steuerbetrag.
• Nicht MWST-pflichtig: Rechnung ohne MWST-Nummer, ohne Steuersatz, ohne Steuerbetrag. Ein kurzer Hinweis genügt.
• Zahlteil: Die QR-Rechnung ist der übliche Weg zur Zahlung, aber keine Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung gültig ist.
• Aufbewahrung: zehn Jahre, elektronisch erlaubt.

Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung (Art. 26 MWSTG)

Artikel 26 Absatz 1 MWSTG verpflichtet Sie, dem Kunden auf Verlangen eine Rechnung auszustellen. Sie muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel diese Elemente enthalten (Art. 26 Abs. 2 MWSTG):

• Name und Ort des Leistungserbringers, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt, der Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der er eingetragen ist (Bst. a). In der Praxis: volle Firmenadresse plus die Zeile MWST-Nr. CHE-123.456.789 MWST.
• Name und Ort des Leistungsempfängers, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt (Bst. b). Üblich ist auch hier die vollständige Adresse.
• Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit dieses nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (Bst. c).
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Bst. d). Also nicht nur Beratung, sondern etwa Konzeption und Gestaltung Website, 12 Stunden.
• Das Entgelt für die Leistung (Bst. e).
• Der anwendbare Steuersatz und der geschuldete Steuerbetrag (Bst. f). Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Satzes, also etwa CHF 1'080.00 inkl. 8.1 % MWST.

Das ist die vollständige gesetzliche Liste. Alles Weitere ist üblich, aber nicht vorgeschrieben: eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum als eigene Angabe, Zahlungsfrist oder Verfalltag, IBAN oder QR-IBAN sowie die Referenz des Kunden. Die Rechnungsnummer verlangt das MWSTG nicht, die Belegpflicht nach Art. 957 ff. OR macht sie aber praktisch unumgänglich.

Warum diese Angaben zählen: Ihr Kunde braucht sie für den Vorsteuerabzug. Eine unvollständige Rechnung kommt deshalb oft zurück, auch wenn die Forderung zivilrechtlich besteht.

MWST-Sätze 2026

Die Sätze gelten unverändert seit dem 1. Januar 2024 (Art. 25 MWSTG, ESTV):

Zwei häufige Abgrenzungen: Lebensmittel im Rahmen einer gastgewerblichen Leistung unterliegen dem Normalsatz, dasselbe Sandwich zum Mitnehmen dem reduzierten Satz, sofern Sie die Fälle organisatorisch trennen (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Und der Sondersatz für Beherbergung ist nach Art. 25 Abs. 4 MWSTG längstens bis zum 31. Dezember 2027 befristet.

Wer ist MWST-pflichtig?

Nach Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG ist von der Steuerpflicht befreit, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Entscheidend ist der weltweite Umsatz, nicht nur der in der Schweiz erzielte. Für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Organisationen liegt die Grenze bei CHF 250'000 (Art. 10 Abs. 2 Bst. c MWSTG). Erwarten Sie, die Grenze zu überschreiten, melden Sie sich online bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) an.

Freiwillige Unterstellung. Nach Art. 11 MWSTG dürfen Sie auf die Befreiung verzichten, auch unter CHF 100'000. Der Verzicht gilt für mindestens eine Steuerperiode. Das lohnt sich vor allem bei hohen Vorsteuern, etwa in einer Aufbauphase, oder wenn Ihre Kunden ausschliesslich steuerpflichtige Unternehmen sind.

Saldosteuersatzmethode. Wer höchstens CHF 5'024'000 steuerbaren Umsatz und höchstens CHF 108'000 Steuer pro Jahr hat, kann nach Saldosteuersätzen abrechnen (Art. 37 MWSTG): Bruttoumsatz mal Branchensatz, dafür kein einzelner Vorsteuerabzug. Ein Punkt wird oft falsch gemacht: Auf der Rechnung an Ihren Kunden weisen Sie weiterhin den gesetzlichen Satz aus, also 8.1 %, nicht Ihren Saldosteuersatz.

Rechnung ohne MWST: nicht MWST-pflichtige Freiberufler und Kleinunternehmen

Solange Sie nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, dürfen Sie in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen. Das steht so in Art. 27 Abs. 1 MWSTG. Sie schreiben also eine ganz normale Rechnung, nur ohne jede Steuerangabe: Adressen beider Seiten, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum, Beschreibung mit Umfang, Einzelpreise und Total in CHF, Rechnungsnummer, Zahlungsfrist und IBAN.

Brauchbare Formulierungen für den Hinweis unter dem Total. Vorgeschrieben ist er nicht, er verhindert aber Rückfragen aus der Buchhaltung des Kunden:

• Nicht MWST-pflichtig, keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.
• Kein Ausweis der MWST, da nicht im MWST-Register eingetragen.
• Der Rechnungsbetrag enthält keine Mehrwertsteuer (nicht MWST-pflichtig nach Art. 10 Abs. 2 MWSTG).

Was nicht auf die Rechnung gehört:

• Keine MWST-Nummer und kein Zusatz MWST hinter einer UID. Eine reine UID im Format CHE-123.456.789 ohne diesen Zusatz hat jede eingetragene Firma, sie sagt nichts über die Steuerpflicht aus und darf angegeben werden.
• Keine Zeile mit Steuersatz und keine Zeile mit Steuerbetrag.
• Kein inkl. MWST und kein zzgl. MWST.
• Auch keine Zeile MWST 0 % oder MWST CHF 0.00. Null Prozent ist etwas anderes als nicht steuerpflichtig und stiftet nur Verwirrung.

Achtung: Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV (Art. 27 Abs. 2 MWSTG), auch wenn er ihn nie eingenommen hat. Die Schuld entfällt nur, wenn Sie die Rechnung korrigieren oder glaubhaft machen, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist. Prüfen Sie Ihre Vorlage, bevor Sie sie das erste Mal verwenden.

Muster: Rechnung mit und ohne MWST

1. Mit 8.1 % MWST. Kopf: Muster Studio GmbH, Musterstrasse 1, 8000 Zürich, MWST-Nr. CHE-123.456.789 MWST. Rechnung Nr. 2026-041, Rechnungsdatum 15. Juni 2026, Leistungszeitraum Juni 2026.

Darunter: Zahlbar bis 15. Juli 2026 auf IBAN CH00 0000 0000 0000 0000 0.

2. Ohne MWST. Kopf: Anna Beispiel, Beispielweg 4, 3000 Bern, keine MWST-Nummer. Rechnung Nr. 2026-014, Rechnungsdatum 15. Juni 2026, Leistungszeitraum Juni 2026.

Darunter: Nicht MWST-pflichtig, keine Mehrwertsteuer ausgewiesen. Zahlbar bis 15. Juli 2026 auf IBAN CH00 0000 0000 0000 0000 0.

Die QR-Rechnung

Seit dem 1. Oktober 2022 werden die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine im Schweizer Zahlungsverkehr nicht mehr verarbeitet. An ihre Stelle ist die QR-Rechnung getreten. Der QR-Zahlteil steht am Fuss der Rechnung oder auf einem eigenen Blatt und enthält Empfänger, IBAN, Betrag, Währung, Zahler und eine Referenz. Es gibt zwei Varianten:

• QR-IBAN mit QR-Referenz. Eine spezielle IBAN Ihrer Bank für Zahlungen mit strukturierter Referenz. Sie ersetzt die frühere ESR-Referenz und erlaubt den automatischen Abgleich offener Posten. Sinnvoll ab vielen Rechnungen pro Monat.
• Gewöhnliche IBAN mit Creditor Reference oder freier Mitteilung. Genügt für die meisten Freiberufler: Sie schreiben Ihre Rechnungsnummer in die Mitteilung und ordnen die Zahlungen von Hand zu.

Der Zahlteil ist ein Standard des Zahlungsverkehrs, keine Anforderung des Mehrwertsteuerrechts. Art. 26 MWSTG erwähnt ihn nicht. Eine Rechnung, die Ihre IBAN nennt und sonst alle Pflichtangaben enthält, ist gültig, auch ohne QR-Code. Die meisten Banken erzeugen den QR-Zahlteil auf Wunsch im E-Banking, sodass Sie ihn Ihrer PDF-Rechnung beilegen können.

Wie Sie den Zahlteil Schritt für Schritt selbst erzeugen, mit IBAN oder QR-IBAN, der passenden Referenz und den Layoutvorgaben der SIX: QR-Rechnung erstellen.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Für die meisten Dienstleistungen gilt das Empfängerortsprinzip: Als Ort der Dienstleistung gilt der Ort, an dem der Empfänger den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat (Art. 8 Abs. 1 MWSTG). Erbringen Sie Beratung, Design oder Entwicklung für ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland, Österreich oder den USA, liegt der Leistungsort im Ausland und der Umsatz unterliegt in der Regel nicht der Schweizer Mehrwertsteuer. Sie stellen ohne Schweizer MWST Rechnung, die Steuer schuldet je nach Land der Empfänger im Reverse-Charge-Verfahren.

Ein üblicher Hinweis lautet: Leistungsort im Ausland, nicht der Schweizer Mehrwertsteuer unterliegend (Art. 8 Abs. 1 MWSTG). Bei Kunden in der EU nennen Sie zusätzlich deren USt-IdNr.

Zwei Einschränkungen: Art. 8 Abs. 2 MWSTG zählt Dienstleistungen auf, für die ein anderer Ort gilt, darunter Leistungen an physisch anwesenden Personen, Grundstücke sowie Kultur-, Sport- und Gastgewerbeleistungen. Und Warenlieferungen ins Ausland brauchen einen Ausfuhrnachweis, damit die Befreiung nach Art. 23 MWSTG greift. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Treuhandstelle.

Aufbewahrung, Zahlungsfrist und Verzug

Aufbewahrung. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Steuerpflichtige müssen ihre Unterlagen zusätzlich bis zum Eintritt der absoluten Verjährung aufbewahren, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG); bei Liegenschaften sind es zwanzig Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Eine PDF-Ablage genügt.

Zahlungsfrist und Verzug. Das Gesetz schreibt keine Frist vor, üblich sind 30 Tage. Nennen Sie besser einen konkreten Verfalltag als eine Anzahl Tage: Ohne vereinbarten Verfalltag gerät Ihr Kunde erst mit einer Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR), mit Verfalltag dagegen ohne Mahnung mit Ablauf dieses Tages (Art. 102 Abs. 2 OR). Ab Verzug schuldet er einen Verzugszins von fünf Prozent pro Jahr, auch ohne entsprechende Vereinbarung (Art. 104 Abs. 1 OR).

Rechnungen nach Deutschland

Stellen Sie aus Deutschland heraus Rechnungen, gilt ein anderes Regelwerk: die Pflichtangaben nach §14 UStG, zusammengefasst auf der Seite Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland. Weisen Sie dort keine Umsatzsteuer aus, hilft Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer mit den korrekten Formulierungen weiter.

Den Gesetzestext des MWSTG finden Sie bei Fedlex, Sätze und Anmeldung bei der ESTV.

Weiterlesen

Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht mehr von Hand schreiben wollen: Rechnungsprogramm Schweiz: sieben Tools im Vergleich. Dort stehen Preise in CHF, QR-Rechnung, MWST-Abrechnung nach effektiver Methode und Saldosteuersatz sowie der Datenstandort nebeneinander.

Häufige Fragen

Muss ich MWST ausweisen, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?

Nein, und Sie dürfen es auch nicht. Art. 27 Abs. 1 MWSTG verbietet den Hinweis auf die Steuer, solange Sie nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind. Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Schreiben Sie stattdessen: Nicht MWST-pflichtig, keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Was ist eine MWST-konforme Rechnung?

Eine Rechnung mit den Elementen aus Art. 26 Abs. 2 MWSTG: Name und Ort beider Parteien, Ihre MWST-Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Nur eine solche Rechnung erlaubt Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug.

Braucht jede Rechnung eine UID- oder MWST-Nummer?

Nein. Die Nummer gehört auf die Rechnung, wenn Sie im MWST-Register eingetragen sind, und erscheint dann mit dem Zusatz MWST, also CHE-123.456.789 MWST. Eine reine UID ohne diesen Zusatz hat jede im Handelsregister eingetragene Firma; sie sagt nichts über die Steuerpflicht aus. Wer nicht eingetragen ist, lässt die MWST-Nummer weg.

Ist die QR-Rechnung Pflicht?

Als Bestandteil der Rechnung nicht, das MWSTG verlangt keinen QR-Zahlteil. Im Zahlungsverkehr hat die QR-Rechnung seit Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, die seither nicht mehr verarbeitet werden. Eine Rechnung, die Ihre IBAN nennt, ist gültig und per E-Banking bezahlbar.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen und Kassenzettel?

Die Schweiz kennt keine allgemeine Kleinbetragsregel wie Deutschland mit der 250-Euro-Grenze nach §33 UStDV. Die einzige Erleichterung betrifft Kassenzettel automatisierter Kassen: Bis CHF 400 müssen sie keine Angaben über den Leistungsempfänger enthalten (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Solche Belege berechtigen nicht zu einer Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren. Für eine geschriebene Rechnung gilt auch bei kleinen Beträgen die volle Liste aus Art. 26 Abs. 2 MWSTG.

Wie schreibe ich als Freiberufler eine Rechnung in der Schweiz?

In dieser Reihenfolge: Adresse von Ihnen und vom Kunden, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, eine Zeile pro Leistung mit Menge und Ansatz, das Total. Sind Sie MWST-pflichtig, ergänzen Sie die MWST-Nummer im Kopf und unter dem Nettototal die Zeilen mit Satz und Steuerbetrag. Sonst lassen Sie beides weg und setzen den Hinweis auf die fehlende Steuerpflicht unter das Total. Zuletzt Zahlungsfrist und IBAN. Der Rechnungsgenerator legt diese Struktur bereits an.

Muss ich eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden?

Art. 26 MWSTG verlangt keine Rechnungsnummer. Die Buchführungs- und Belegpflicht nach Art. 957 ff. OR macht eine eindeutige Nummer aber praktisch notwendig, und Ihr Kunde braucht sie für seine Ablage. Ein Schema wie 2026-001 pro Jahr genügt.

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Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgebend sind die Angaben der ESTV und Ihrer Treuhandstelle.