Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland

Ab welchem Betrag muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Kurze Antwort: Es gibt keine Betragsgrenze. §14 Abs. 2 UStG verpflichtet Sie, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn der Kunde ein anderer Unternehmer oder eine juristische Person ist. An Privatkunden nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Die Frage nach dem Mindestbetrag kommt aus dem Alltag: Für zwölf Euro schreibt kaum jemand eine Rechnung. Umsatzsteuerlich gibt es diese Untergrenze aber nicht. Entscheidend ist, wer die Leistung empfängt, nicht wie hoch der Betrag ausfällt.

• Kunde ist Unternehmer und bezieht die Leistung für sein Unternehmen: Sie müssen eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§14 Abs. 2 UStG).
• Kunde ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, etwa eine Gemeinde oder ein eingetragener Verein: dieselbe Pflicht, dieselbe Frist.
• Kunde ist eine Privatperson: Eine Pflicht besteht nur bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder einer sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, also etwa bei Handwerkerleistungen am Haus. Sonst dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, müssen es aber nicht.
• Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto: Die Pflicht bleibt bestehen, der Inhalt wird kürzer. Dann genügt die Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV. Die Einzelheiten stehen auf der eigenen Seite Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Unabhängig von der Pflicht lohnt sich die Rechnung fast immer. Ihr Kunde braucht sie für den Vorsteuerabzug nach §15 UStG, und Ihre eigene Buchführung braucht den Beleg ohnehin. Wer auf Verlangen keine Rechnung ausstellt, riskiert zudem ein Bußgeld nach §26a UStG.

Kostenlose Rechnung erstellen →
Läuft im Browser. Ohne Konto, ohne Wasserzeichen, Ihre Rechnungsdaten bleiben auf dem Gerät.

Was eine Rechnung enthalten muss (§14 Abs. 4 UStG)

Das ist die vollständige gesetzliche Liste für eine Rechnung über mehr als 250 Euro. Fehlt eine Angabe, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug versagen, bis Sie die Rechnung berichtigen.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Leistungsempfänger
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
• Der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger zusätzlich die Angabe Gutschrift

Zwei Punkte werden regelmäßig übersehen. Der Leistungszeitpunkt ist eine eigene Pflichtangabe, auch wenn er auf denselben Tag fällt wie das Rechnungsdatum; die Angabe des Kalendermonats genügt (§31 Abs. 4 UStDV). Und die Rechnungsnummer muss nicht lückenlos aufsteigend sein, sie muss nur einmalig sein. Ein Schema wie 2026-001 erfüllt beides.

Rechnung unter 250 Euro und Rechnung darüber im Vergleich

Unterhalb von 250 Euro Gesamtbetrag greift die Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV. Sie ist keine andere Art von Rechnung, sondern dieselbe Rechnung mit weniger Pflichtfeldern. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, also einschließlich Umsatzsteuer.

Die Erleichterung gilt nicht in jedem Fall. Bei Umsätzen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§13b UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Fernverkäufen nach §3c UStG bleibt es bei der vollen Liste, auch bei 40 Euro. Wenn Sie regelmäßig kleine Beträge abrechnen, lohnt der Blick auf Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Zwei Muster: 180 Euro und 1.200 Euro

1. Kleinbetragsrechnung über 180 Euro brutto. Ein Fahrradservice rechnet eine Inspektion an der Werkstatttheke ab. Empfängeranschrift, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt fehlen bewusst, sie sind hier nicht vorgeschrieben.

Die letzte Zeile ist freiwillig. §33 UStDV verlangt nur Gesamtbetrag und Steuersatz; der Empfänger darf den Steuerbetrag nach §35 UStDV selbst herausrechnen. Viele Kunden bedanken sich trotzdem dafür, dass er schon dasteht.

2. Standardrechnung über 1.200 Euro netto. Dieselbe Leistung an ein Unternehmen, diesmal mit der vollen Liste nach §14 Abs. 4 UStG.

Die Zahlungsbedingungen sind keine Pflichtangabe. Ein konkreter Verfalltag ist trotzdem sinnvoll, weil er die Mahnung erspart: Ohne Datum tritt Verzug erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§286 Abs. 3 BGB).

Umsatzsteuersätze

Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent (§12 UStG). Der ermäßigte Satz gilt für die in Anlage 2 zum UStG aufgeführten Gegenstände, darunter die meisten Lebensmittel, Bücher und Zeitungen, sowie für die in §12 Abs. 2 UStG genannten Leistungen. Rechnen Sie auf einer Rechnung mehrere Sätze ab, schlüsseln Sie das Entgelt nach Sätzen auf (§14 Abs. 4 Nr. 7 UStG).

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen und weist keine Umsatzsteuer aus. Üblich ist ein Hinweis wie: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Tragen Sie diesen Satz einfach in das Feld Zahlungsbedingungen oder Hinweise ein.

Ausführlich, mit den Pflichtangaben nach §34a UStDV, drei korrekten Formulierungen und einem Muster: Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben. Rechnen Sie an Kunden in der Schweiz ab, gelten andere Regeln, siehe Rechnung Schweiz: MWST und Pflichtangaben.

E-Rechnung: die Fristen

Seit 2025 läuft in Deutschland die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (XRechnung, ZUGFeRD). Papier- und PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise zulässig, nach §27 UStG grundsätzlich bis Ende 2026, für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht allgemein. Für Rechnungen an Privatkunden und viele Kleinunternehmerfälle bleibt eine klassische PDF-Rechnung weiterhin gebräuchlich.

Ausgenommen sind nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 unter anderem Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV und Fahrausweise nach §34 UStDV. Sie dürfen weiterhin als einfache PDF- oder Papierrechnung ausgestellt werden. Klären Sie Ihre konkrete Pflicht mit Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben gelten für Rechnungen über 250 Euro?

Über 250 Euro brutto gilt die volle Liste aus §14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Ab welchem Betrag muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Es gibt keine Betragsgrenze. Die Pflicht hängt am Empfänger: An andere Unternehmer und an juristische Personen müssen Sie nach §14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, unabhängig von der Höhe. An Privatpersonen besteht die Pflicht nur bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wann besteht eine Pflicht zur Rechnungserstellung?

Immer dann, wenn Sie als Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringen. Die Frist beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Hinzu kommen Werklieferungen und grundstücksbezogene Leistungen an Privatkunden. In allen übrigen Fällen ist die Rechnung freiwillig, aber üblich.

Welche Angaben braucht eine Rechnung unter 250 Euro?

Fünf Angaben genügen nach §33 UStDV: vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Empfängeranschrift, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitpunkt sind dort nicht erforderlich.

Muss der Leistungszeitpunkt auf die Rechnung?

Ja, bei jeder Rechnung über 250 Euro. Er ist eine eigene Pflichtangabe nach §14 Abs. 4 Nr. 6 UStG, auch wenn er mit dem Ausstellungsdatum zusammenfällt. Die Angabe des Kalendermonats reicht aus (§31 Abs. 4 UStDV), ein Satz wie "Leistungszeitpunkt entspricht dem Rechnungsdatum" ebenfalls.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Forderung bleibt zivilrechtlich bestehen, aber Ihr Kunde kann den Vorsteuerabzug nach §15 UStG nicht geltend machen, solange die Rechnung unvollständig ist. In der Praxis kommt sie deshalb zurück. Sie können die Rechnung nach §31 Abs. 5 UStDV berichtigen, indem Sie die fehlende Angabe in einem Dokument nachreichen, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Kostenlose Rechnung erstellen →

Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln ändern sich, im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.