Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Was eine Kleinbetragsrechnung ist

Kurze Antwort: Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. §33 UStDV lässt für sie vier Angaben weg: Anschrift des Empfängers, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitpunkt. Der Kunde darf sie trotzdem für den Vorsteuerabzug verwenden.

Gedacht ist die Regel für das Tagesgeschäft: den Kassenbon im Baumarkt, die Tankquittung, das Ticket, die kleine Reparatur an der Theke. Niemand soll für 18 Euro die Firmenanschrift des Kunden erfragen müssen. Rechtlich ist die Kleinbetragsrechnung keine eigene Rechnungsart, sondern eine Erleichterung innerhalb der normalen Rechnungspflicht nach §14 UStG.

Sie dürfen jederzeit mehr angeben, als §33 UStDV verlangt. Eine vollständige Rechnung über 40 Euro ist nie falsch, nur mehr Arbeit. Umgekehrt gilt: Sobald der Gesamtbetrag über 250 Euro liegt, brauchen Sie die volle Liste aus §14 Abs. 4 UStG, ohne Ausnahme.

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Gilt die Grenze von 200 Euro oder 250 Euro?

Sie liegt bei 250 Euro. Die Zahl 200 Euro taucht in Suchanfragen und Foren regelmäßig auf, steht aber in keiner Fassung des §33 UStDV. Sie ist wahrscheinlich eine Erinnerung an die alte, niedrigere Grenze: Bis Ende 2016 lag sie bei 150 Euro und wurde durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz rückwirkend zum 1. Januar 2017 auf 250 Euro angehoben. Zwischen 150 und 250 bleibt 200 als gefühlter Mittelwert hängen.

Zwei Feinheiten zur Grenze selbst:

• Brutto, nicht netto. §33 UStDV spricht vom Gesamtbetrag, also dem Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Bei 19 Prozent entsprechen 250 Euro brutto einem Nettoentgelt von 210,08 Euro.
• Pro Rechnung, nicht pro Position. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag des Belegs. Drei Positionen zu je 120 Euro ergeben 360 Euro und damit eine normale Rechnung. Ein Beleg lässt sich auch nicht künstlich teilen, um unter der Grenze zu bleiben.

Welche Angaben Pflicht sind und welche entfallen

§33 UStDV verlangt genau diese fünf Angaben:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Das Ausstellungsdatum
• Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe
• Der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Damit entfallen gegenüber der vollen Rechnung vier Angaben: Name und Anschrift des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Leistungszeitpunkt.

Drei Punkte, an denen es in der Praxis hakt:

• Die Art der Leistung muss erkennbar sein. Diverses, Ware oder Sonstiges genügt nicht. Handelsübliche Bezeichnungen wie Bremsbeläge, Mittagsmenü oder Inspektion Trekkingrad genügen.
• Der Steuersatz ist Pflicht, der Steuerbetrag nicht. Es reicht die Zeile Gesamtbetrag 89,25 Euro, darin 19 Prozent Umsatzsteuer.
• Eine Rechnungsnummer ist keine Pflicht, Ihre Buchführung nach §146 AO verlangt aber ohnehin einen nachvollziehbaren Beleg. Wer laufend Kleinbeträge abrechnet, vergibt trotzdem Nummern.

Muster: Kleinbetragsrechnung über 89,25 Euro

Ein Fahrradservice rechnet einen Schlauchwechsel an der Theke ab. Mehr als diese Zeilen braucht der Beleg nicht.

Rechnet der Empfänger den Betrag auf, kommt er auf 75,00 Euro Entgelt und 14,25 Euro Umsatzsteuer. Genau das erlaubt ihm §35 UStDV, und genau deshalb genügt die Angabe des Satzes.

Wollen Sie den Beleg am Bildschirm ausfüllen und als PDF geben, legt der Rechnungsgenerator die Struktur bereits an. Tragen Sie beim Kunden nichts ein, wenn Sie die Empfängerangabe weglassen wollen.

Vorsteuerabzug beim Empfänger (§35 UStDV)

Der Sinn der ganzen Regel liegt beim Kunden. Eine Kleinbetragsrechnung berechtigt ihn zum Vorsteuerabzug nach §15 UStG, obwohl sein Name gar nicht darauf steht. §35 Abs. 1 UStDV erlaubt ihm, den Steuerbetrag aus dem Gesamtbetrag herauszurechnen: Er teilt den Bruttobetrag durch 1,19 beziehungsweise 1,07 und zieht das Ergebnis ab.

Für Sie als Aussteller heißt das zweierlei. Erstens ist der Steuersatz die eine Angabe, die Sie keinesfalls vergessen dürfen, denn ohne sie kann der Kunde nicht rechnen. Zweitens sollte auf einem Beleg mit 19 und 7 Prozent das Entgelt je Satz getrennt ausgewiesen sein, sonst ist die Aufteilung nicht möglich. Entgelte und Steuerbeträge gehören dann nach Steuersätzen getrennt auf den Beleg.

Wann die Vereinfachung nicht gilt

§33 UStDV nimmt drei Fallgruppen ausdrücklich aus. Dort brauchen Sie die volle Liste nach §14 Abs. 4 UStG, auch bei 30 Euro:

• Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG). Das Reverse-Charge-Verfahren betrifft unter anderem Bauleistungen an andere Bauunternehmer und viele Leistungen ausländischer Unternehmer. Auf die Rechnung gehört dann zusätzlich der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen. Die Steuerbefreiung setzt unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers voraus, und die steht auf einer Kleinbetragsrechnung gerade nicht.
• Fernverkäufe nach §3c UStG. Also der Versandhandel an Privatkunden in anderen EU-Staaten, bei dem sich der Leistungsort in das Bestimmungsland verlagert.

Praktisch heißt das: Sobald eine Grenze überschritten wird oder ein ausländischer Kunde beteiligt ist, schreiben Sie die normale Rechnung. Für Kunden in der Schweiz gelten wieder eigene Regeln, zusammengefasst auf Rechnung Schweiz: MWST und Pflichtangaben.

Kleinunternehmer, E-Rechnung und Aufbewahrung

Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. An die Stelle des Steuersatzes tritt der Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Die übrigen vier Angaben bleiben dieselben. Die Formulierungen und die Angaben nach §34a UStDV stehen ausführlich auf Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

E-Rechnung. Nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 sind Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen also weiterhin als Papierbeleg oder als PDF ausgestellt werden, auch im B2B-Geschäft.

Aufbewahrung. Kleinbetragsrechnungen sind Buchungsbelege wie jeder andere und gehören in die Ablage. Die konkrete Frist für Ihren Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Weiterlesen

Die vollständige Liste der Pflichtangaben, die Vergleichstabelle unter und über 250 Euro sowie zwei Muster stehen auf Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland. Wenn Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen, hilft Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben weiter. Den Gesetzestext finden Sie bei gesetze-im-internet.de.

Häufige Fragen

Kleinbetragsrechnung: welche Angaben sind Pflicht?

Fünf: vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr verlangt §33 UStDV nicht.

Gilt die Grenze von 200 Euro oder 250 Euro?

250 Euro. Eine 200-Euro-Grenze hat es nie gegeben. Bis Ende 2016 lag die Grenze bei 150 Euro und wurde durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz rückwirkend zum 1. Januar 2017 auf 250 Euro angehoben. Die Zahl 200 liegt dazwischen und hält sich deshalb hartnäckig.

Kleinbetragsrechnung netto oder brutto?

Brutto. §33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag ab, also auf den Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Bei 19 Prozent entsprechen die 250 Euro brutto einem Nettoentgelt von 210,08 Euro. Auf dem Beleg selbst steht das Entgelt zusammen mit dem Steuerbetrag in einer Summe.

Darf ich eine Kleinbetragsrechnung ans Ausland stellen?

Nicht in den ausgenommenen Fällen. §33 UStDV gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, nicht für Fernverkäufe nach §3c UStG und nicht für Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG. Dort brauchen Sie die volle Rechnung, meist samt Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten und dem passenden Hinweis.

Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?

Umsatzsteuerlich nicht. §33 UStDV verlangt keine fortlaufende Nummer, und der Vorsteuerabzug des Kunden hängt nicht daran. Ihre Buchführung braucht den Beleg trotzdem nachvollziehbar, deshalb vergeben die meisten Betriebe auch bei Kleinbeträgen Nummern. Verboten ist sie in keinem Fall.

Gilt die Kleinbetragsregel auch für Kleinunternehmer?

Ja. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG ersetzen Sie lediglich die Angabe des Steuersatzes durch den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die übrigen Angaben nach §33 UStDV bleiben unverändert, und es bleibt beim Gesamtbetrag in einer Summe.

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Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln ändern sich, im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.